Visibility Guidelines von dvv international

1. Einführung
1.1. Sinn und Zweck der Guidelines

Diese Handreichung erfüllt einen dreifachen Zweck: Sie definiert Mindeststandards für die Außendarstellung von Projekten von dvv international. Sie will, zweitens, eine Handreichung sein, der es den Kolleginnen und Kollegen in unseren Büros ermöglicht, professionell mit den grundlegenden Anforderungen an eine wirksame Außendarstellung unserer Aktivitäten heranzugehen. Und sie bietet, drittens, einen Werkzeugkasten mit Vorlagen, die für die konkrete Arbeit genutzt werden können.

Die Handreichung ist für die verschiedenen Strukturen von dvv international konzipiert. Sie ist nicht gedacht für eine direkte Weitergabe an unsere Partner. Es bleibt ausdrücklich in der Verantwortung der Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die im jeweiligen Fall relevanten Vorgaben und Empfehlungen in geeigneter Weise and unsere Partner zu kommunizieren.

1.2. Warum Visibility?

Die Sichtbarmachung der eigenen Aktivitäten als Teil der Öffentlichkeitsarbeit erfüllt für dvv international als global agierender Nichtregierungsorganisation verschiedene Zielsetzungen:

• Zunächst einmal schafft die Verdeutlichung unseres Anteils an Aktivitäten Transparenz gegenüber den Partnern und Zielgruppen. Es gehört zu einer grundlegenden Ehrlichkeit in der Kooperation, dass der Beitrag jeder Organisation (und idealerweise auch die dahinter liegenden Beweggründe und Konzepte) allen Beteiligten (seien es Mitarbeitende oder Teilnehmerinnen und Teilnehmer) deutlich ist.
• Das Transparenzgebot betrifft zudem die Rechenschaftslegung über die Verwendung öffentlicher Mittel. dvv international finanziert zurzeit alle seine Maßnahmen durch staatliche Geber, die den Anspruch formulieren, den Einsatz dieser Ressourcen öffentlich zu dokumentieren.
• Schließlich liegt es auch im Interesse von dvv international selbst, seinen Beitrag an bestimmten Aktivitäten deutlich zu machen. Nur so kann es gelingen, den Bekanntheitsgrad von dvv international und seiner Anliegen zu erhöhen, was letztlich mitentscheidend ist sowohl für die Erreichung der Ziele, als auch für die Absicherung der Finanzierung.

Einige grundlegende Prinzipien

• Insgesamt gilt, dass es künftig keine Aktivität mehr geben soll, in der nicht in einer diesen Handreichungen entsprechenden Weise auf die Beteiligung von dvv international hingewiesen wird.
• Wie bereits oben ausgeführt, formulieren diese Handreichungen Minimalanforderungen. Es ist jedem Regional- oder Projektbüro freigestellt, weitergehende Regelungen zu treffen, die jedoch unbedingt mit dem/der zuständigen Fachreferenten/in abgestimmt sein sollten. Für größere Projekte empfiehlt sich etwa zu Beginn die Erstellung eines Visibility Plans, an Hand dessen alle Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit schlüssig geplant werden können.
• Selbstverständlich ist die Gültigkeit verbindlicher Vorgaben durch die Zuwendungsgeber von dvv international durch diese Handreichung in keiner Weise eingeschränkt. Dies betrifft insbesondere die recht umfänglichen Regelungen der Europäischen Union.
• Landesgesetze haben Vorrang vor der Einhaltung bestimmter Vorgaben dieser Handreichung. Selbstverständlich muss etwa die Gestaltung von Briefköpfen zunächst einmal den gesetzlichen Bestimmungen des Gastlandes entsprechen, auch wenn diese nicht im Einklang mit unseren Handreichungen stehen.
• Das gilt auch für sicherheitstechnische Erwägungen. Es gibt zum Beispiel zweifellos Situationen, in denen der Hinweis auf die Lage eines Projektbüros in der hier beschriebenen Weise nicht mit den Sicherheitserforderungen des Gastlandes übereinstimmt.

2. Organisation und Name

2.1. Logo

Das dvv international Logo hat den Charakter eines Markenzeichens und muss immer in der Originalversion genutzt werden. Änderungen an Farbe, Sprache, Schriftzeichen sind nicht zulässig. Andere Logos neben dem offiziellen, die das Institut repräsentieren sollen, sind nicht erlaubt. Es ist nicht gestattet, die Abkürzung dvvi zu benutzen

2.2. Schreibweise der Organisationsnamen

dvv international: klein und kursiv (auch am Satzanfang)
DVV: (ausgeschrieben: Deutscher Volkshochschul-Verband e.V.): Großbuchstaben

2.3. Visitenkarten

Die Visitenkarten sollen in der Zentrale, den Regional- und Projektbüros nach demselben Design gestaltet werden (es gilt die im Anhang enthaltene Vorlage). Die von der Zentrale vorgegebenen Dienstbezeichnungen sind verbindlich.

2.4. Briefbogen

Auch die Briefbögen sollen einheitlich gestaltet werden, sofern dies nicht gegen gesetzliche Vorgaben des Landes verstoßen:
Briefkopf: dvv international logo mit Linie
Fußzeile: Kontaktdaten des entsprechenden Büros (Postadresse, e-mail, website, Telefon, Fax)

2.5. PowerPoint Präsentationen

Für PowerPoint Präsentationen ist die Nutzung der von der Zentrale vorgegebenen Masterfolien verbindlich.

2.6. E-mail-Adressen

Die E-Mail-Adressen sollen nach folgendem Muster eingerichtet werden:

Name@dvv-international.Länderkürzel.

Sollte es länderspezifische Problem geben muss auf jeden Fall sichergestellt werden, dass „dvv international" in der Adresse steht.

3. Events, Projekte und Kooperationen mit Partnern - adäquate Sichtbarkeit (Visibility) schaffen

Die Vertretungen von dvv international sind dafür verantwortlich, dass der Beitrag des Institutes für die Umsetzung von Events, Projekten oder anderen Formen der Zusammenarbeit angemessen deutlich wird. Sie müssen sicherstellen, dass die hier formulierten Mindeststandards auch von den Partnerorganisationen eingehalten werden. Generell wird empfohlen, insbesondere bei einem größeren Projekt oder einer längerfristigen Zusammenarbeit mit dem Partner ein verbindliches Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit (communication and visibility plan) zu vereinbaren.

Verbindliche Vorgaben und Empfehlungen für einzelne Kommunikationsformen und Materialien

3.1. Gebäude und Räumlichkeiten

Wenn Gebäude ganz oder teilweise mit der Unterstützung von dvv international erworben oder gebaut wurden oder einzelne Räumlichkeiten mit Unterstützung von dvv international in Stand gesetzt bzw. renoviert wurden, ist dies durch ein entsprechendes Schild zu dokumentieren, sofern keine Sicherheitsbedenken bestehen.

Das Schild sollte gut sichtbar angebracht werden und es den Besuchern ermöglichen, die Grundidee der Kooperation zu verstehen. Größe und Form des Schildes sind frei wählbar, allerdings sollte das Logo von dvv international deutlich zu erkennen sein. Das Schild muss auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an seinem Platz bleiben, mindestens aber ein Jahr. Bei großvolumigen Kooperationen sollte an die Installation eines dauerhaften Erinnerungssteins, etwa in Form eines Grundsteins gedacht werden.

3.2. Ausrüstungsgegenstände

Alle von dvv international finanzierten Ausrüstungsgegenstände müssen mit einem gut sichtbaren Aufkleber versehen werden, auf dem in der Verkehrssprache des Projektes und ggf. der Landessprache „Mit finanzieller Unterstützung von dvv international" sowie das Logo von dvv international zu sehen sind.

3.3. Fahrzeuge

Jedes mit Unterstützung von dvv international angeschaffte Fahrzeug muss mit gut sichtbaren Aufklebern versehen sein mit dem Logo von dvv international sowie dem Hinweis „Mit finanzieller Unterstützung von dvv international", in der Verkehrssprache des Projektes und ggf. der Landessprache, sofern dies landesüblich ist.

3.4. Publikationen

Alle von dvv international unterstützten Publikationen (Bücher, Manuals, Trainingsmaterialien etc.) müssen mindestens folgende Bedingungen erfüllen:

• Das Deckblatt muss das Logo von dvv international gut sichtbar enthalten
• Sofern die Publikation aus BMZ-Mitteln finanziert wird, muss auch dessen aktuelles Logo auf dem Cover verwendet werden. 
• Sofern die Publikation durch andere Geldgeber finanziert wird, sind entsprechend Anforderungen oder Standards dieser Geber zu berücksichtigen.
• Die erste Seite muss die Formulierung „Diese Veröffentlichung wurde finanziert von dvv international" in der Verkehrssprache des Projektes und ggf. der Sprache der Veröffentlichung enthalten.
• Die erste Seite muss ebenfalls folgende Einschränkung enthalten: „Für die Inhalte der Publikation zeichnen die Autor/innen verantwortlich. Sie spiegeln nicht notwendigerweise die Meinung von dvv international wider.

Kopien aller Publikationen müssen im zuständigen Büro von dvv international in gedruckter und - wo immer möglich - elektronischer Form zur Verfügung stehen.

3.5. Flugblätter, Flyer, Broschüren, Poster, Newsletter etc.

Alle Flugblätter, Flyer, Broschüren, Poster, Newsletter oder ähnliche Veröffentlichungen müssen als unverzichtbares Element das Logo von dvv international enthalten.

Kopien aller von dvv international geförderten Flugblätter, Flyer, Broschüren, Poster, Newsletter etc. müssen in gedruckter und elektronischer Form im zuständigen Büro von dvv international vorhanden sein.

3.6. Aktivitäten und Trainings

Prinzipiell gilt: Wer eine von dvv international unterstützte Veranstaltung besucht, muss auf diese Unterstützung aufmerksam gemacht werden.

In der Regel sollen für jede Aktivität geeignete öffentlichkeitswirksame Materialien erstellt werden (Einladungen, Tagesordnungen, Teilnehmermappe, Banner etc.)

Für alle Materialien gelten folgende Mindestanforderungen:

• Das Logo von dvv international muss in jedem Falle sichtbar vorhanden sein, nach Möglichkeit mit einem klaren Hinweis auf die Rolle des Institutes (Sponsor, Partner, Mitorganisator)
• Bei anderen Materialien wie Stifte, Anstecker etc. soll von Fall zu Fall entschieden werden, ob ein Hinwies auf dvv international (in der Regel das Logo) sinnvoll ist.
• Auf jeden Fall muss sichergestellt sein, dass alle Teilnehmer/innen mündlich oder schriftlich über die Rolle von dvv international informiert werden. Dies soll eine Information über das Projekt einschließen, in dessen Rahmen die konkrete Veranstaltung stattfindet.

3.7. Presseerklärungen und -konferenzen

Presseerklärungen für ein von dvv international gefördertes Projekt müssen grundsätzlich das Logo von dvv international tragen und im Text auf die Art der Unterstützung durch dvv international hinweisen.

Einladungen zu Pressekonferenzen müssen ebenfalls das Logo von dvv international gut sichtbar enthalten sowie auf die Art der Förderung hinweisen. Sollten auf der Pressekonferenz selbst Flaggen verwendet werden, so muss auch die deutsche Flagge aufgestellt werden.

3.8. Fotos, Audio- und Videoproduktionen

Nach Möglichkeit sollten Projektereignisse und der Projektfortschritt fotografisch dokumentiert werden. Insbesondere bei wichtigen Meilensteinen sollte hierfür ein professioneller Fotograf engagiert werden. Eine Auswahl der besten Fotos muss dem zuständigen Büro von dvv international regelmäßig in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Fotos müssen aussagekräftige Angaben über Ort, Zeit und Inhalt sowie eine Quellenangabe enthalten.

Audio- und Videoproduktionen können angesichts der hohen Kosten nur in ausgewählten Einzelfällen erstellt werden. Allerdings ist zu bedenken, dass insbesondere kurze, professionelle Videoclips durchaus geeignete Materialien nicht nur für die Öffentlichkeitsarbeit darstellen können. Insofern die dargestellte Maßnahmen und/oder die Audio- oder Videoproduktion selbst von dvv international unterstützt wurde, muss das Logo des Institutes im Vorspann erscheinen bzw. auf die Unterstützung im Vorspanntext hingewiesen werden.

3.9. Accessoires

Accessoires können in zwei Kategorien unterteilt werden:

• Auf Konferenzen, Workshops oder Trainings werden den Teilnehmer/innen zumeist die verschiedensten Hilfsmittel wir Kugelschreiber, Bleistifte, Notizblöcke etc. zur Verfügung gestellt. Hier ist es eine Frage der Verhältnismäßigkeit, ob Logo und/oder Schriftzug von dvv international aufgedruckt werden soll, in der Regel kann darauf verzichtet werden. Als Richtschnur dient: Wenn auf die Beteiligung anderer Partner hingewiesen wird, besteht die Pflicht, auch auf dvv international in gleichberechtigter Weise hinzuweisen.
• Insbesondere in größeren Projekten kann es dazu kommen, dass Promotionsmaterialien wie etwa T-Shirts, Tassen/Becher, Kalender oder Postkarten hergestellt werden. Hier besteht die Pflicht, dass sich die Partner vor der Produktion mit dem zuständigen Büro von dvv international über die geeignete Form des Hinweises auf die Unterstützung von dvv international einigen. In der Regel ist hierfür das Logo unseres Institutes zu nutzen. Sofern nicht ein Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit vereinbart wurde, muss die Vereinbarung schriftlich festgehalten werden.

3.10 Berichterstattung

Es wird empfohlen, in die Berichtsformate der Partner einen Abschnitt über die Visibility Strategie in Bezug auf die Kooperation mit dvv international aufzunehmen. In diesem Zusammenhang soll auch Bildmaterial zu den Aktivitäten angefordert werden.

4. Webseite

Mindestvorgabe ist eine Webseite pro Region. Bei Einhaltung der Mindeststandards können auch in Projektbüros Webseiten eingerichtet werden.

Der von der Zentrale entwickelte Styleguide nebst HTML Baukasten ist verbindlich und darf nicht variiert werden.

Für die Webseite wird eine verantwortliche Person benannt, die dann auch Ansprechpartner für die Zentrale ist.

Eine Sprachversion der Webseite sollte auf jeden Fall englisch sein, damit die Website einem größeren Interessentenkreise zugänglich ist, andere Sprachen sind frei wählbar.

Die Aktualität der Webseite muss gewährleistet sein. Wenn eine Kategorie „News" existiert, sollte ein monatliches Update gewährleistet sein. Mindestens zweimal im Jahr muss überprüft werden, ob die Informationen über die Region noch stimmen. Die Pflege der Website liegt in der eigenen Verantwortung der Auslandsbüros.

Alle Webseiten von dvv international (Auslandsbüros und Zentrale) sollen miteinander verlinkt sein.

Die Adresse der Website soll nach folgendem Muster eingerichtet werden:

www@dvv-international.länderkürzel

Die Guidelines sind ab sofort gültig.

Bonn, den 20. Januar 2012

 

Die entsprechenden Vorlagen können unter waschek@dvv-international.de angefordert werden.